मेलिंग टैब (MS- Word Mailings Tab In Hindi)

स्वागत है दोस्तों आपका इस ब्लॉग में, जैसा की आप सब को पता है की हम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के टैब्स और रिबन का विस्तार से अध्यन कर रहे हैं। आज की इस पोस्ट में हम मेल मर्ज में प्रयुक्त होने वाली मेलिंग टैब (Mailing Tab) के बारे में अध्यन करते हैं।

दोस्तों हमने माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की पिछली पोस्ट में वर्ड का इंट्रोडक्शन, होम, इन्सर्ट, पेज लेआउट, रिफरेन्स आदि को पढ़ लिया है अब हम इस पोस्ट मैं वर्ड की एक और टैब मेलिंग के बारे मैं पढ़ते हैं।

आइये जानते हैं मेलिंग क्या होता है -

प्रत्येक व्यक्तिगत टैब को समूहों में विभाजित किया गया है। मेलिंग टैब के तहत, प्रत्येक समूह का उपयोग मेल मर्ज प्रक्रिया में विभिन्न चरणों को करने के लिए किया जाता है। जैसे की -

स्टार्ट मेल मर्ज, सेलेक्ट रेसिपिएंट, एडिट रेसिपिएंट, एडिट रेसिपिएंट लिस्ट , हाइलाइट मर्ज फ़ील्ड्स , ग्रीटिंग लाइन , इन्सर्ट मर्ज फ़ील्ड , अपडेट लेबल , प्रीव्यू रिजल्ट्स , फाइंड रेसिपिएंट , चेक फॉर एररस

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प्रत्येक टैब को समूहों में विभाजित किया गया है उसी तरह मेलिंग टैब को भी अलग अलग ग्रुप मैं विभाजित किया गया है , प्रत्येक समूह का उपयोग मेल मर्ज (Mail Merge) प्रक्रिया में विभिन्न चरणों को करने के लिए किया जाता है। मेल मर्ज बनाने के लिए भी मेलिंग टैब बहुत महत्वपूर्ण है। इस टैब के अंतर्गत प्रत्येक समूह को नीचे विस्तार से बताया गया है।

1. क्रिएट ग्रुप (Create Group)

क्रिएट ग्रुप के भीतर, व्यक्तिगत एन्वॉलप बनाना या लेबल की एकल (Single )शीट बनाना संभव है।

एन्वॉलपस (Envelopes) - एक सिंगल एनवलप बनाने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। एनवलप और लेबल डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। यदि प्राप्तकर्ता पते को पत्र में शामिल किया गया है, तो यह डिलीवरी एड्रेस क्षेत्र में दिखाई देगा। उस पते का उपयोग किया जा सकता है या किसी अन्य पते पर इनपुट किया जा सकता है।

लेबल (Labels)- लेबल या व्यक्तिगत लेबल की एक शीट बनाने के लिए इस बटन का उपयोग करें। जब बटन पर क्लिक किया जाता है, तो एनवेलप और लेबल डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। पता क्षेत्र में पते की जानकारी इनपुट करें। निर्दिष्ट करें कि क्या लेबल उसी लेबल का पूर्ण पृष्ठ है या यदि लेबल लेबल पर किसी विशेष क्षेत्र में मुद्रित होना चाहिए।

2. मेल मर्ज समूह (Start Mail Merge Group)

यह समूह मेल मर्ज प्रक्रिया प्रारंभ करने के लिए उपयोग किया जाता है।

स्टार्ट मेल मर्ज (Start Mail Merge) - इस बटन का उपयोग डॉक्यूमेंट सेलेक्ट करने के लिए किया जाता है की किस तरह का डॉक्यूमेंट बनाना है जैसे की लैटर, इ-मेल ,मैसेज, लेबल्स और एक डायरेक्टरी । जब इन्वेलप्स या लेबल चुने जाते हैं, तो एक डायलॉग बॉक्स डिस्प्ले होता है जो इन्वेलप्स या लेबल का साइज के चयन की अनुमति देता है जो मर्ज के लिए उपयोग किया जाना है। इस बटन का उपयोग चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड तक पहुँचने के लिए भी किया जाता है।

सेलेक्ट रेसपिएंट्स (Select Recipients) - इस बटन का उपयोग उन प्राप्तकर्ताओं की सूची का चयन करने के लिए किया जाता है जो पहले एक्सेल या एक्सेस में बनाए गए थे। इसका उपयोग तब भी किया जाता है जब प्राप्तकर्ताओं की नई सूची बनाने की आवश्यकता होती है। नई सूची एक एक्सेस डेटाबेस का उपयोग करके बनाई जाएगी।

एडिट रेसिपिएंट लिस्ट (Edit Recipient List) - प्राप्तकर्ताओं की सूची में परिवर्तन करने के लिए या मेल रेसिपेंट (प्राप्त करता ) कोन कोन हैं यह तय करने के लिए इस बटन का उपयोग करें। इस इसके ड्राप डाउन मैं लिस्ट को सॉर्ट करने के लिए और फ़िल्टर करने के लिए ऑप्शन होते हैं ।

3. राइट एंड इन्सर्ट फील्ड ग्रुप (Write and Insert Fields Group)

पत्र में प्राप्तकर्ताओं के नाम पहले से सेव की गई सूचियों से जानकारी के साथ सम्मिलित करने के लिए इस समूह का उपयोग किया जाता है।

हाइलाइट मर्ज फ़ील्ड्स (Highlight Merge Fields) - इस बटन का उपयोग मेल मर्ज जानकारी वाले दस्तावेज़ में फ़ील्ड्स को हाइलाइट करने के लिए किया जाता है।

एड्रेस ब्लॉक (Address Block) - मेल मर्ज दस्तावेज़ में एड्रेस ऐड करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।

ग्रीटिंग लाइन (Greeting Line) - इस बटन का उपयोग डॉक्यूमेंट में सैल्यूटेशन (ग्रीटिंग लाइन) डालने के लिए किया जाता है।

इन्सर्ट मर्ज फ़ील्ड (Insert Merge Field)- मर्ज फ़ील्ड की एक सूची प्रदर्शित करने के लिए जिसे डॉक्यूमेंट में डाला जा सकता है। जिस फील्ड को डॉक्यूमेंट मैं इन्सर्ट करना होता है उस पर क्लिक करिये।

रूल्स (Rules) - इस बटन का उपयोग दस्तावेज़ में विशेष फ़ील्ड सम्मिलित करने के लिए नियम या निर्देश इन्सर्ट करने के लिए किया जाता है, जैसे कि IF statement.

मैच फील्ड्स (Match Fields) - मेल मर्ज में वर्ड को विभिन्न क्षेत्रों का अर्थ बताने के लिए इस बटन पर क्लिक करें ।

अपडेट लेबल (Update Levels) - लेबल जब मेल मर्ज दस्तावेज़ में फ़ील्ड या अन्य आइटम पहले लेबल में जोड़े जाते हैं, तो यह फ़ील्ड समान जानकारी के साथ शेष लेबल को पॉप्युलेट करेगी ।

4. प्रीव्यू रिजल्ट्स ग्रुप (Preview Results Group)

इस समूह का उपयोग अक्षरों का प्रीव्यू करने के लिए किया जाता है क्योंकि वे प्रिंट होने पर कैसे दिखाई देंगे।

प्रीव्यू रिजल्ट्स (Preview Results) - मेल मर्ज कम्पलीट होने के बाद उसके लैटर कैसे दिखेंगे यह प्रीव्यू रिजल्ट से देखते हैं । इस विकल्प का उपयोग डेटा स्रोत में इनपुट त्रुटियों की जांच के लिए किया जा सकता है।

पहला रिकॉर्ड (First Record) - यह एरो बटन आपको प्राप्तकर्ता लिस्ट में पहला रिकॉर्ड देखने की अनुमति देता है।

पिछला रिकॉर्ड (Previous Record) - पहले से प्रीव्यू कर चुके या देख चुके रिकॉर्ड को देखने के लिए।

गो टू रिकॉर्ड (Go To Record) - एक विशिष्ट रिकॉर्ड देखने के लिए इस बॉक्स का उपयोग करें जिसे आप एक्सेस करना चाहते हैं।

अगला रिकॉर्ड (Next Record) - प्राप्तकर्ता सूची में अगले रिकॉर्ड पर जाने के लिए, इस तीर बटन पर क्लिक करें।

अंतिम रिकॉर्ड (Last Record) - प्राप्तकर्ता सूची में अंतिम रिकॉर्ड पर जाने के लिए इस तीर बटन पर क्लिक करें।

फाइंड रेसिपिएंट (Find Recipient)- इस बटन का उपयोग खोज सुविधा तक पहुंचने के लिए किया जाता है। एक बार संवाद बॉक्स में आप प्राप्तकर्ता सूची में से रिकॉर्ड खोज सकते हैं।

चेक फॉर एररस (Check for Errors) - किसी भी फ़ील्ड में नाम त्रुटियों के लिए मेल मर्ज मुख्य दस्तावेज़ की जाँच करने के लिए इस बटन का उपयोग करें।

5. फिनिश एंड मर्ज ग्रुप (Finish and Merge Group)

मेल मर्ज को पूरा करने के लिए, इस समूह का उपयोग किया जाता है । इस समूह के भीतर, व्यक्तिगत दस्तावेजों को एडिट करना या दस्तावेज़ों को सीधे प्रिंटर पर भेजना या ई-मेल संदेश के रूप में दस्तावेज़ भेजना संभव है।

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