पॉवरपॉइंट में प्रभाबी प्रेजेंटेशन बनाना
To Create an Impressive Presentation in PowerPoint
दोस्तों
आज की इस पोस्ट में हम देखेंगे की माइक्रोसॉफ्ट पॉवरपॉइंट में एक अच्छी और प्रभाबी
प्रेजेंटेशन कैसे बनाना है। हम सब पिछली पॉवरपॉइंट की पोस्टों के माध्यम से यह जान
चुके हैं की पॉवरपॉइंट एक प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर है जिसमे हम अपने कार्य को प्रभाबी
ढंग से दिखने के लिए उसकी एक प्रस्तुति बनाते हैं। अब हम आज यहाँ कुछ टिप्स देखेंगे
की कैसे एक अच्छी प्रेजेंटेशन बनाई जा सकती है।
निम्नलिखित कुछ युक्तियाँ हैं जो स्पष्ट और संक्षिप्त प्रस्तुतियाँ बनाने में आपकी सहायता करेंगी और दर्शकों का ध्यान आकर्षित करेगी –
एक प्रस्तुति बनाने के लिए उपयुक्त टिप्स
Tips to Create a Presentation
Interest :-प्रेजेंटेशन
बनाना स्टार्ट करने से पहले से पहले दर्शकों के बारे में या उनकी रूचि के बारे में
अधिक से अधिक जानकारी पता करें।
Central Idea :- प्रत्येक स्लाइड में केवल एक मुख्य आईडिया होना चाहिए। आपके आईडिया को ऐसा होना चाहिए जो एक नजर में आपकी प्रेजेंटेशन की व्याख्या कर सके।
थीम और कलर डिज़ाइन (Theme and Colours)
दर्शकों
की जरूरतों को पूरा करने के लिए शव्दों की टोन, ग्राफिक्स और अन्य डिज़ाइन का उपयोग
करें।
थीम (Theme) :- एक विशिष्ट थीम का उपयोग करें जिसे पूरी प्रस्तुति के दौरान प्रबलित (Highlight) किया जा सके। आपको कुछ स्लाइड्स पर एक थीम और दूसरी स्लाइड्स पर दूसरी थीम का उपयोग नहीं करना चाहिए।
स्लाइड
बैकग्राउंड को सूक्ष्म बनाएं और उन्हें लगातार एक जैसा बनाए रखें।
एक
आकर्षक, सुसंगत टेम्पलेट या थीम चुनें, जो बहुत अधिक आँखों को न चुभे अर्थार्थ उसका
कंट्रास्ट अच्छा हो।
प्रत्येक
प्रस्तुति में एक शीर्षक स्लाइड (Title Slide) होनी चाहिए जो प्रस्तुति के सब्जेक्ट
से संबंधित हो।
प्रेजेंटेशन के दौरान स्लाइड के कलर समायोजन बनाये रखना जरूरी होता है (Maintain Colour)।
सभी
स्लाइड्स पर एक ही कलर स्कीम को अप्लाई किया जाना चाहिए अलग अलग स्लाइड पर यह बार बार
बदलना नहीं चाहिए।
पूरी प्रेजेंटेशन में फ़ॉन्ट, ग्राफिक्स, चार्ट और अन्य डिज़ाइन के लिए एक ही रंग का उपयोग किया जाना चाहिए।
सेंटेंस एंड टेक्स्ट कैसे रखें (Sentence and Text Design)
टेक्स्ट
साइज छोटा मत रखिये टेक्स्ट साइज 24 पॉइंट से छोटा नहीं होना चाहिए; कहीं कहीं यह
32 भी बताया गया है जो आवश्यक फॉण्ट साइज है।
सिक्स
बाय सिक्स नियम या एट बाय एट नियम
सिक्स-बाय-सिक्स (Six by Six):- कभी भी एक स्लाइड पर छह से अधिक बुलेटेड आइटम नहीं और न ही प्रति बुलेट छह से अधिक शब्द सम्मलित करें।
एट बाय एट (Eight by Eight):-
कभी भी एक स्लाइड पर आठ से अधिक बुलेटेड आइटम नहीं होते हैं और प्रति बुलेट आठ से अधिक
शब्द नहीं होते हैं।
किसी
एक स्लाइड पर पूर्ण और आंशिक वाक्यों का मिश्रण न करें अर्थार्थ दोनों तरह के सेंटेंस
न लिखें या तो सारे कम्पलीट सेंटेंस हों या फिर सरे पार्शियल सेंटेंस ही हों।
कम्पलीट सेंटेंस जितना संभव हो काम से काम उपयोग करें क्यों की वह बहुत लम्बे हो जाते हैं जिन्हे लोग ध्यान से देखते भी नहीं हैं । याद रखें, छह-छह नियम या आठ-आठ नियम।
पार्शियल
सेंटेंस या जिसे हम हैडिंग बोल सकते है इनके साथ बुलेट्स का उपयोग करना ज्यादा प्रभाबी
होता है।
प्रेजेंटेशन
में यह भी ध्यान देना है की आप पूर्णविराम (Full stop) और हैडिंग सही और उपयुक्त स्थान
पर रख रहे हैं।
बुलेटेड टेक्स्ट में लगातार शब्दों का प्रयोग करें।
वर्तनी और व्याकरण की जाँच करें।
(Check Spelling and Grammar)
वर्तनी
और व्याकरण की जाँच करें।
आटोमेटिक
स्पेलिंग एंड ग्रामर चेकर पर पूरी तरह से निर्भर न रहें, ये कभी कभी गलत भी होते हैं
जैसे कोई नाम या अन्य शार्ट फॉर्म गलत हो सकते हैं।
वर्तनी
या व्याकरण की त्रुटियां आपके दर्शकों को विचलित कर सकती हैं, इसलिए ध्यान से और अच्छी
तरह से स्पेलिंग एंड ग्रामर की जांच कर लें।
इमेज का उपयोग करें जो प्रस्तुति की सामग्री से संबंधित हैं; उन छवियों का उपयोग न करें जो प्रस्तुति से विचलित करेंगी।
सरल और आसान ग्राफ का उपयोग करें (Use of easy Graph):-
सबसे
प्रभावी ग्राफ तीन या चार कॉलम या स्लाइस के साथ पाई चार्ट और कॉलम चार्ट हैं।
एक
चार्ट या ग्राफ में केवल लेबल तत्वों (Level element) को बनाने के लिए पर्याप्त टेक्स्ट
का उपयोग करें।
हैंडआउट के कुछ रूप प्रदान करें ताकि दर्शक प्रस्तुति का ट्रैक रख सकें। कई अलग-अलग हैंडआउट्स प्रदान किए जाते हैं, जैसे प्रति पृष्ठ 2 स्लाइड, प्रति पृष्ठ 3 स्लाइड, प्रति पृष्ठ 4 स्लाइड, प्रति पृष्ठ 6 स्लाइड, प्रति पृष्ठ 9 स्लाइड, आउटलाइन और नोट्स पृष्ठ।
उचित ट्रांजीशन और एनीमेशन का उपयोग
(Use of Animation
and Slide Transition)
एनीमेशन
और स्लाइड ट्रांजीशन प्रेजेंटेशन बहुत प्रभाबी बनाते हैं।
सभी स्लाइड्स में एक जैसा ट्रांजीशन इफ़ेक्ट लगाया जाता है अलग अलग इफ़ेक्ट प्रेजेंटेशन को खराब कर सकते हैं।
अधिकांशतः
एंट्रेंस वाले एनीमेशन इफ़ेक्ट लगाने चाहिए ये ट्रांजीशन के ख़त्म होने बाद भी स्लाइड
में डाटा रहता हैं वही दूसरी ओर एग्जिट वाले ट्रांजीशन एक बार दिखने के बाद डाटा गायब
हो जाता है।
आपके ट्रांजीशन के अनुसार साउंड इफ़ेक्ट का भी उपयोग करें।
ऑडियंस
के सामने प्रभावी प्रस्तुतियाँ देना
How to Present the Presentation to
the Audience
सबसे
पहले यह निर्धारित करें की आपके हार्डवेयर उपकरण जैसे की प्रोजरक्टर, कंप्यूटर आदि
ठीक से कार्य कर रहे हैं या नहीं।
डिस्क फेलियर, सॉफ्टवेयर वर्जन का अलग अलग होना , डिस्क स्थान की कमी, कम मेमोरी और कई अन्य कारक किसी प्रस्तुति को बर्बाद कर सकते हैं।
यदि
आप जिस कंप्यूटर पर अपनी प्रस्तुति देने की योजना बनाते हैं, वह आपका नहीं है, तो सुनिश्चित
करें कि इसमें पर्याप्त डिस्क स्थान है ताकि आपको मेमोरी स्टिक (जैसे की pen
drive) से प्रस्तुत न करना पड़े।
स्क्रीन
सेवर बंद करें और सुनिश्चित करें कि आपके पास माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पॉवरपॉइंट सहित सॉफ़्टवेयर
की उपयुक्त फ़ाइलें और संस्करण हैं, जिनकी आपको आवश्यकता है।
सुनिश्चित करें कि प्रोजेक्टर का रिज़ॉल्यूशन कंप्यूटर के समान है जिस पर आपने अपनी प्रस्तुति बनाई थी।
यदि
रिज़ॉल्यूशन मेल नहीं खाते हैं, तो आपकी स्लाइड्स क्रॉप हो सकती हैं, या अन्य डिस्प्ले
समस्याएं हो सकती हैं।
वास्तविक
प्रस्तुति देने से पहले एक प्रोजेक्शन स्क्रीन पर सभी रंगों की जाँच करें।
आपके
मॉनीटर पर दिखाई देने वाले रंगों की तुलना में रंग अलग-अलग हो सकते हैं।
माउस पॉइंटर को अनजाने में यहाँ वहां मत घुमाये।
जब
आप पॉइंटर का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो माउस से अपना हाथ हटा दें। यह आपको पॉइंटर
को अनजाने में आगे बढ़ने से रोकने में मदद करता है, जो विचलित करने वाला हो सकता है।
आप
स्वयं प्रस्तुति को दिखते समय न पढ़ें।
प्रस्तुति
का अभ्यास करें ताकि आप बुलेट पॉइंट (Starting Point) से बोल सकें।
प्रेजेंटेशन दिखाते समय आपने अपनी प्रस्तुति के लिए जो एक निश्चित समय की योजना बनाई हो उससे अधिक समय ना लगाएं।
अधिक समय की वजय काम समय में प्रस्तुति दिखने की कोशिस करें जिससे लोग बोरिंग अनुभव न करें।
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